Polityka ochrony danych osobowych – SOLIDDOM – Budownictwo mieszkaniowe i przemysłowe

1. Niniejszy dokument zatytułowany „Polityka ochrony danych osobowych” (dalej jako Polityka) ma za zadanie stanowić mapę wymogów, zasad i regulacji ochrony danych osobowych w spółce SOLIDDOM sp. z o.o. z siedzibą w Szczodrzejewie, nr 2A, (kod pocztowy: 62-322 Orzechowo), zwanej dalej Spółką.

Niniejsza Polityka jest polityką ochrony danych osobowych w rozumieniu RODO – rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119, s. 1).

2. Polityka zawiera:

a. opis zasad ochrony danych obowiązujących w Spółce;
b. odwołania do załączników uszczegóławiających (wzorcowe procedury lub instrukcje dotyczące poszczególnych obszarów z zakresu ochrony danych osobowych wymagających doprecyzowania w odrębnych dokumentach);

3. Odpowiedzialny za wdrożenie i utrzymanie niniejszej Polityki jest Zarząd Spółki, a w ramach Zarządu:

– Prezes Zarządu;

– osoba wyznaczona przez Zarząd do zapewnienia zgodności z ochroną danych osobowych (Inspektor Ochrony Danych Osobowych);

4. Za nadzór i monitorowanie przestrzegania Polityki odpowiadają:

– Inspektor Ochrony Danych,

5. Za stosowanie niniejszej Polityki odpowiedzialni są:

– Spółka;
– komórki organizacyjne przetwarzające dane osobowe w dużym rozmiarze;
– pozostałe komórki organizacyjne;
– wszyscy członkowie personelu Spółki.

6. Spółka powinna też zapewnić zgodność postępowania kontrahentów Spółki z niniejszą Polityką w odpowiednim zakresie, gdy dochodzi do przekazania im danych osobowych przez Spółkę.

7. Skróty i definicje:

– Polityka oznacza niniejszą Politykę ochrony danych osobowych, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.
– RODO oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119, s. 1).
– Dane oznaczają dane osobowe, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.
– Dane wrażliwe oznaczają dane specjalne i dane karne.
– Dane specjalne oznaczają dane wymienione w art. 9 ust. 1 RODO, tj. dane osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, biometryczne w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej.
– Dane karne oznaczają dane wymienione w art. 10 RODO, tj. dane dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa.
– Dane dzieci oznaczają dane osób poniżej 16. roku życia.
– Osoba oznacza osobę, której dane dotyczą, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.
– Podmiot przetwarzający oznacza organizację lub osobę, której Spółka powierzyła przetwarzanie danych osobowych (np. usługodawca IT, zewnętrzna księgowość).
– Profilowanie oznacza dowolną formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się.
– Eksport danych oznacza przekazanie danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
– IOD lub Inspektor oznacza Inspektora Ochrony Danych Osobowych
– RCPD lub Rejestr oznacza Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych.
– Spółka oznacza spółkę SOLIDDOM sp. z o.o. z siedzibą w Szczodrzejewie, nr 2A, (kod pocztowy: 62-322 Orzechowo), wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS: 0000542705.

8. Ochrona danych osobowych w Spółce – zasady ogólne

a. Filary ochrony danych osobowych w Spółce:

I. Legalność − Spółka dba o ochronę prywatności i przetwarza dane zgodnie z prawem.
II. Bezpieczeństwo − Spółka zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych podejmując stale działania w tym zakresie.
III. Prawa Jednostki − Spółka umożliwia osobom, których dane przetwarza, wykonywanie swoich praw i prawa te realizuje.
IV. Rozliczalność − Spółka dokumentuje to, w jaki sposób spełnia obowiązki, aby w każdej chwili móc wykazać zgodność.

b. Zasady ochrony danych

Spółka przetwarza dane osobowe z poszanowaniem następujących zasad:

I. w oparciu o podstawę prawną i zgodnie z prawem (legalizm);
II. rzetelnie i uczciwie (rzetelność);
III. w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą (transparentność);
VI. w konkretnych celach (minimalizacja);
V. nie więcej niż potrzeba (adekwatność);
VI. z dbałością o prawidłowość danych (prawidłowość);
VII. nie dłużej niż potrzeba (czasowość);
VIII. zapewniając odpowiednie bezpieczeństwo danych (bezpieczeństwo).

c. System ochrony danych

System ochrony danych osobowych w Spółce składa się z następujących elementów:

I. Inwentaryzacja danych. Spółka dokonuje identyfikacji zasobów danych osobowych w Spółce, klas danych, zależności między zasobami danych, identyfikacji sposobów wykorzystania danych (inwentaryzacja), w tym:
a) przypadków przetwarzania danych specjalnych i danych „kryminalnych” (dane wrażliwe);
b) przypadków przetwarzania danych osób, których Spółka nie identyfikuje (dane niezidentyfikowane);
c) przypadków przetwarzania danych dzieci;
d) profilowania;
e) współadministrowania danymi.
II. Rejestr. Spółka opracowuje, prowadzi i utrzymuje Rejestr Czynności Danych Osobowych w Spółce (Rejestr). Rejestr jest narzędziem rozliczania zgodności z ochroną danych w Spółce.
III. Podstawy prawne. Spółka zapewnia, identyfikuje, weryfikuje podstawy prawne przetwarzania danych i rejestruje je w Rejestrze, w tym:
a) utrzymuje system zarządzania zgodami na przetwarzanie danych i komunikację na odległość,
IV. Obsługa praw jednostki. Spółka spełnia obowiązki informacyjne względem osób, których dane przetwarza, oraz zapewnia obsługę ich praw, realizując otrzymane w tym zakresie żądania, w tym:
a) Obowiązki informacyjne. Spółka przekazuje osobom przekazującym swoje dane osobowe, prawem wymagane informacje przy zbieraniu danych i w innych sytuacjach oraz organizuje i zapewnia udokumentowanie realizacji tych obowiązków.
b) Możliwość wykonania żądań. Spółka weryfikuje i zapewnia możliwość efektywnego wykonania każdego typu żądania osobowy powierzającej swoje dane osobowe i to zarówno przez siebie i swoich przetwarzających.
c) Obsługa żądań. Spółka zapewnia odpowiednie nakłady i procedury, aby żądania osób powierzających swoje dane osobowe były realizowane w terminach i w sposób wymagany RODO i dokumentowane.
d) Zawiadamianie o naruszeniach. Spółka stosuje procedury pozwalające na ustalenie konieczności zawiadomienia osób dotkniętych zidentyfikowanym naruszeniem ochrony danych.
V. Minimalizacja. Spółka posiada zasady i metody zarządzania minimalizacją (privacy by default), a w tym:
a) zasady zarządzania adekwatnością danych;
b) zasady reglamentacji i zarządzania dostępem do danych;
c) zasady zarządzania okresem przechowywania danych i weryfikacji dalszej przydatności;
VI. Bezpieczeństwo. Spółka zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, w tym:
a) przeprowadza analizy ryzyka dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii;
b) przeprowadza oceny skutków dla ochrony danych tam, gdzie ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie;
c) dostosowuje środki ochrony danych do ustalonego ryzyka;
d) stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych − zarządza incydentami.
VII. Przetwarzający. Spółka posiada zasady doboru przetwarzających dane na rzecz Spółki, wymogów co do warunków przetwarzania (umowa powierzenia), zasad weryfikacji wykonywania umów powierzenia.
VIII. Eksport danych. Spółka posiada zasady weryfikacji, czy Spółka nie przekazuje danych do państw trzecich (czyli poza UE, Norwegię, Lichtenstein, Islandię) lub do organizacji międzynarodowych oraz zapewnienia zgodnych z prawem warunków takiego przekazywania, jeśli ma ono miejsce.
IX. Privacy by design. Spółka zarządza zmianami mającymi wpływ na prywatność. W tym celu procedury uruchamiania nowych projektów i inwestycji w Spółce uwzględniają konieczność oceny wpływu zmiany na ochronę danych, zapewnienie prywatności (a w tym zgodności celów przetwarzania, bezpieczeństwa danych i minimalizacji) już w fazie projektowania zmiany, inwestycji czy na początku nowego projektu.

9. Inwentaryzacja

a. Dane wrażliwe
Spółka identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane wrażliwe (dane specjalne i dane karne) oraz utrzymuje dedykowane mechanizmy zapewnienia zgodności z prawem przetwarzania danych wrażliwych. W przypadku zidentyfikowania przypadków przetwarzania danych wrażliwych, Spółka postępuje zgodnie z przyjętymi zasadami w tym zakresie.
b. Dane niezidentyfikowane
Spółka identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane niezidentyfikowane i utrzymuje mechanizmy ułatwiające realizację praw osób, których dotyczą dane niezidentyfikowane. Spółka może przetwarzać dane niezidentyfikowane uzyskane w drodze monitoringu wizyjnego, w szczególności zamontowanego na terenie realizowanych przez Spółkę inwestycji. Dostęp do danych pochodzących z monitoringu wizyjnego mogą mieć upoważnione przez Spółkę osoby i podmioty, np. członkowie zarządu Spółki, a, pracownicy Spółki odpowiedzialni za bezpieczeństwo realizowanych przez Spółkę inwestycji, firmy ochroniarskie, jak również odpowiednie organy porządkowe. Spółka zapewnia ochronę danych niezidentyfikowanych uzyskanych w drodze monitoringu wizyjnego, w tym poprzez ograniczenie dostępu do tych danych oraz zabezpieczenie ich hasłem. Spółka może przetwarzać niezidentyfikowane dane anonimowych użytkowników Internetu, w tym dane osób odwiedzających stronę internetową Spółki, w zakresie dotyczącym indywidualnych preferencji i zachowań użytkowników Internetu, w ramach usługi Google AdWords, z wykorzystaniem plików cookies oraz narzędzia analitycznego Google Analitycs. Dostęp do ww. danych anonimowych użytkowników Internetu mogą mieć upoważnione przez Spółkę osoby i podmioty, np. członkowie zarządu Spółki, pracownicy Spółki odpowiedzialni za realizację procesu sprzedaży oraz marketing, jak również firmy zajmujące się obsługą informatyczną i marketingową Spółki. Spółka zapewnia ochronę niezidentyfikowanych danych anonimowych użytkowników Internetu, w tym poprzez ograniczenie dostępu do tych danych oraz zabezpieczenie ich hasłem.
c. Profilowanie
Spółka identyfikuje przypadki, w których dokonuje profilowania przetwarzanych danych i utrzymuje mechanizmy zapewniające zgodność tego procesu z prawem. W przypadku zidentyfikowania przypadków profilowania i zautomatyzowanego podejmowania decyzji, Spółka postępuje zgodnie z przyjętymi zasadami w tym zakresie. Spółka może korzystać z usługi Google AdWords i w tym zakresie dokonywać profilowania przetwarzania danych oraz zautomatyzowanego podejmowania decyzji. Spółka stosuje pliki cookies, które są wykorzystywane do: dopasowania zawartości strony internetowej Spółki do indywidualnych preferencji użytkownika; przygotowywania statystyk pomagających poznaniu preferencji i zachowań użytkowników, przy czym analiza tych statystyk jest anonimowa i umożliwia dostosowanie zawartości i wyglądu strony internetowej Spółki do panujących trendów; celów analitycznych, w tym z wykorzystaniem narzędzia Google Analytics; celów reklamowych (remarketing).
d. Współadministrowanie
Spółka identyfikuje przypadki współadministrowania danymi i postępuje w tym zakresie zgodnie z przyjętymi zasadami

10. Rejestr Czynności Przetwarzania Danych

a. RCPD stanowi formę dokumentowania czynności przetwarzania danych, pełni rolę mapy przetwarzania danych i jest jednym z kluczowych elementów umożliwiających realizację fundamentalnej zasady, na której opiera się cały system ochrony danych osobowych, czyli zasady rozliczalności.
b. Spółka prowadzi Rejestr Czynności Przetwarzania Danych, w którym inwentaryzuje i monitoruje sposób, w jaki wykorzystuje dane osobowe.
c. Rejestr jest jednym z podstawowych narzędzi umożliwiających Spółce rozliczanie większości obowiązków ochrony danych.
d. W Rejestrze, dla każdej czynności przetwarzania danych, którą Spółka uznała za odrębną dla potrzeb Rejestru, Spółka odnotowuje co najmniej: (i) nazwę czynności, (ii) cel przetwarzania, (iii) opis kategorii osób, (iv) opis kategorii danych, (v) podstawę prawną przetwarzania, wraz z wyszczególnieniem kategorii uzasadnionego interesu Spółki, jeśli podstawą jest uzasadniony interes, (vi) sposób zbierania danych, (vii) opis kategorii odbiorców danych (w tym przetwarzających), (viii) informację o przekazaniu poza EU/EOG; (ix) ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków ochrony danych.

11. Podstawy przetwarzania

s. Spółka dokumentuje w Rejestrze podstawy prawne przetwarzania danych dla poszczególnych czynności przetwarzania.
b. Wskazując ogólną podstawę prawną (zgoda, umowa, obowiązek prawny, żywotne interesy, zadanie publiczne/władza publiczna, uzasadniony cel Spółki) Spółka dookreśla podstawę w czytelny sposób, gdy jest to potrzebne.
c. Spółka wdraża metody zarządzania zgodami umożliwiające rejestrację i weryfikację posiadania zgody osoby na przetwarzanie jej konkretnych danych w konkretnym celu, zgody na komunikację na odległość (email, telefon, sms, in.) oraz rejestrację odmowy zgody, cofnięcia zgody i podobnych czynności (sprzeciw, ograniczenie itp.).
d. Kierownik komórki organizacyjnej Spółki ma obowiązek znać podstawy prawne, na jakich komórka przez niego kierowana dokonuje konkretnych czynności przetwarzania danych osobowych. Jeżeli podstawą jest uzasadniony interes Spółki, kierownik komórki ma obowiązek znać konkretny realizowany przetwarzaniem interes Spółki.

12. Sposób obsługi praw jednostki i obowiązków informacyjnych

a. Spółka dba o czytelność i styl przekazywanych informacji i komunikacji z osobami, których dane przetwarza.
b. Spółka ułatwia osobom korzystanie z ich praw w zakresie ochrony danych osobowych.
c. Spółka dba o dotrzymywanie prawnych terminów realizacji obowiązków względem osób.
d. Spółka wprowadza adekwatne metody identyfikacji i uwierzytelniania osób dla potrzeb realizacji praw jednostki i obowiązków informacyjnych.
e. W celu realizacji praw jednostki Spółka zapewnia procedury i mechanizmy pozwalające zidentyfikować dane konkretnych osób przetwarzane przez Spółkę, zintegrować te dane, wprowadzać do nich zmiany i usuwać w sposób zintegrowany,
f. Spółka dokumentuje obsługę obowiązków informacyjnych, zawiadomień i żądań osób.

13. Obowiązki informacyjne

a. Spółka określa zgodne z prawem i efektywne sposoby wykonywania obowiązków informacyjnych.
b. Spółka informuje osobę o przedłużeniu ponad jeden miesiąc terminu na rozpatrzenie żądania tej osoby.
c. Spółka informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych od tej osoby.
d. Spółka informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, w przypadku pozyskiwania tych danych niebezpośrednio od niej.
e. Spółka określa sposób informowania osób o przetwarzaniu danych niezidentyfikowanych, tam gdzie to jest możliwe (np. tabliczka o objęciu obszaru monitoringiem wizyjnym).
f. Spółka informuje osobę o planowanej zmianie celu przetwarzania danych.
g. Spółka informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.
h. Spółka informuje odbiorców danych o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych (chyba że będzie to wymagało niewspółmiernie dużego wysiłku lub będzie niemożliwe).
i. Spółka informuje osobę o prawie sprzeciwu względem przetwarzania danych najpóźniej przy pierwszym kontakcie z tą osobą.
j. Spółka bez zbędnej zwłoki zawiadamia osobę o naruszeniu ochrony danych osobowych, jeżeli może ono powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności tej osoby.

14. Żądania osób

a. Prawa osób trzecich. Realizując prawa osób, których dane dotyczą, Spółka wprowadza proceduralne gwarancje ochrony praw i wolności osób trzecich. W szczególności w przypadku powzięcia wiarygodnej wiadomości o tym, że wykonanie żądania osoby o wydanie kopii danych lub prawa do przeniesienia danych może niekorzystnie wpłynąć na prawa i wolności innych osób (np. prawa związane z ochroną danych innych osób, prawa własności intelektualnej, tajemnicę handlową, dobra osobiste itp.), Spółka może zwrócić się do osoby w celu wyjaśnienia wątpliwości lub podjąć inne prawem dozwolone kroki, łącznie z odmową zadośćuczynienia żądaniu.
b. Nieprzetwarzanie. Spółka informuje osobę o tym, że nie przetwarza danych jej dotyczących, jeśli taka osoba zgłosiła żądanie dotyczące jej praw.
c. Odmowa. Spółka informuje osobę, w ciągu miesiąca od otrzymania żądania, o odmowie rozpatrzenia żądania i o prawach osoby z tym związanych.
d. Dostęp do danych. Na żądanie osoby dotyczące dostępu do jej danych, Spółka informuje osobę, czy przetwarza jej dane oraz informuje osobę o szczegółach przetwarzania, zgodnie z art. 15 RODO (zakres odpowiada obowiązkowi informacyjnemu przy zbieraniu danych), a także udziela osobie dostępu do danych jej dotyczących. Dostęp do danych może być zrealizowany przez wydanie kopii danych.
e. Kopie danych. Na żądanie Spółka wydaje osobie kopię danych jej dotyczących i odnotowuje fakt wydania pierwszej kopii danych. Kopie danych mogą być wydawane przez Spółkę odpłatnie w oparciu o oszacowany jednostkowy koszt obsługi żądania wydania kopii danych.
f. Sprostowanie danych. Spółka dokonuje sprostowania nieprawidłowych danych na żądanie osoby. Spółka ma prawo odmówić sprostowania danych, chyba że osoba udokumentuje nieprawidłowości danych, których sprostowania się domaga. W przypadku sprostowania danych Spółka informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
g. Uzupełnienie danych. Spółka uzupełnia i aktualizuje dane na żądanie osoby. Spółka ma prawo odmówić uzupełnienia danych, jeżeli uzupełnienie byłoby niezgodne z celami przetwarzania danych (np. Spółka nie musi przetwarzać danych, które są Spółce zbędne). Spółka może polegać na oświadczeniu osoby, co do uzupełnianych danych, chyba że będzie to niewystarczające w świetle przyjętych przez Spółkę procedur (np. co do pozyskiwania takich danych), prawa lub zaistnieją podstawy, aby uznać oświadczenie za niewiarygodne.
h. Usunięcie danych. Na żądanie osoby, Spółka usuwa dane, gdy:
(1) dane nie są niezbędne do celów, w których zostały zebrane ani przetwarzane w innych celach,
(2) zgoda na ich przetwarzanie została cofnięta, a nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,
(3) osoba wniosła skuteczny sprzeciw względem przetwarzania tych danych,
(4) dane były przetwarzane niezgodnie z prawem,
(5) konieczność usunięcia wynika z obowiązku prawnego,
(6) żądanie dotyczy danych dziecka,Spółka określa sposób obsługi prawa do usunięcia danych w taki sposób, aby zapewnić efektywną realizację tego prawa przy poszanowaniu wszystkich zasad ochrony danych, w tym bezpieczeństwa, a także weryfikację, czy nie zachodzą wyjątki, o których mowa w art. 17. ust. 3 RODO.Jeżeli dane podlegające usunięciu zostały upublicznione przez Spółkę, Spółka podejmuje rozsądne działania, w tym środki techniczne, by poinformować innych administratorów przetwarzających te dane osobowe, o potrzebie usunięcia danych i dostępu do nich.W przypadku usunięcia danych Spółka informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
i. Ograniczenie przetwarzania. Spółka dokonuje ograniczenia przetwarzania danych na żądanie osoby, gdy:
a) osoba kwestionuje prawidłowość danych – na okres pozwalający sprawdzić ich prawidłowość,
b) przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,
c) Spółka nie potrzebuje już danych osobowych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
d) osoba wniosła sprzeciw względem przetwarzania z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – do czasu stwierdzenia, czy po stronie Spółki zachodzą prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu.W trakcie ograniczenia przetwarzania Spółka przechowuje dane, natomiast nie przetwarza ich (nie wykorzystuje, nie przekazuje), bez zgody osoby, której dane dotyczą, chyba że w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego.Spółka informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.W przypadku ograniczenia przetwarzania danych Spółka informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
j. Przenoszenie danych. Na żądanie osoby Spółka wydaje w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub przekazuje innemu podmiotowi, jeśli jest to możliwe, dane dotyczące tej osoby, które dostarczyła ona Spółce, przetwarzane na podstawie zgody tej osoby lub w celu zawarcia lub wykonania umowy z nią zawartej, w systemach informatycznych Spółki.
k. Sprzeciw w szczególnej sytuacji. Jeżeli osoba zgłosi umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem przetwarzania jej danych, a dane przetwarzane są przez Spółkę w oparciu o uzasadniony interes Spółki lub o powierzone Spółce zadanie w interesie publicznym, Spółka uwzględni sprzeciw, o ile nie zachodzą po stronie Spółki ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby zgłaszającej sprzeciw, lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
l. Sprzeciw względem marketingu bezpośredniego. Jeżeli osoba zgłosi sprzeciw względem przetwarzania jej danych przez Spółkę na potrzeby marketingu bezpośredniego (w tym ewentualnie profilowania), Spółka uwzględni sprzeciw i zaprzestanie takiego przetwarzania.
m. Prawo do ludzkiej interwencji przy automatycznym przetwarzaniu. Jeżeli Spółka przetwarza dane w sposób automatyczny, w tym w szczególności profiluje osoby, i w konsekwencji podejmuje względem osoby decyzje wywołujące skutki prawne lub inaczej istotnie wpływające na osobę, Spółka zapewnia możliwość odwołania się do interwencji i decyzji człowieka po stronie Spółki, chyba że taka automatyczna decyzja (i) jest niezbędna do zawarcia lub wykonania umowy między odwołującą się osobą a Spółką; lub (ii) jest wprost dozwolona przepisami prawa; lub (iii) opiera się o wyraźną zgodę odwołującej osoby.

15. Minimalizacja

Spółka dba o minimalizację przetwarzania danych pod kątem: (i) adekwatności danych do celów (ilości danych i zakresu przetwarzania), (ii) dostępu do danych, (iii) czasu przechowywania danych.

a. Minimalizacja zakresu
Spółka zweryfikowała zakres pozyskiwanych danych, zakres ich przetwarzania i ilość przetwarzanych danych pod kątem adekwatności do celów przetwarzania w ramach wdrożenia RODO.
Spółka dokonuje okresowego przeglądu ilości przetwarzanych danych i zakresu ich przetwarzania nie rzadziej niż raz na rok.
Spółka przeprowadza weryfikację zmian co do ilości i zakresu przetwarzania danych w ramach procedur zarządzania zmianą (privacy by design).
b. Minimalizacja dostępu
Spółka stosuje ograniczenia dostępu do danych osobowych: prawne (zobowiązania do poufności, zakresy upoważnień), fizyczne (strefy dostępu, zamykanie pomieszczeń) i logiczne (ograniczenia uprawnień do systemów przetwarzających dane osobowe i zasobów sieciowych, w których rezydują dane osobowe).
Spółka dokonuje aktualizacji uprawnień dostępowych przy zmianach w składzie personelu i zmianach ról osób, oraz zmianach podmiotów przetwarzających.
Spółka dokonuje okresowego przeglądu ustanowionych użytkowników systemów i aktualizuje ich nie rzadziej niż raz na rok.
c. Minimalizacja czasu
Spółka wdraża mechanizmy kontroli cyklu życia danych osobowych w Spółce, w tym weryfikacji dalszej przydatności danych względem terminów i punktów kontrolnych wskazanych w Rejestrze.
Dane, których zakres przydatności ulega ograniczeniu wraz z upływem czasu są usuwane z systemów Spółki, jak też z dokumentacji. Dane takie mogą być archiwizowane oraz znajdować się na kopiach zapasowych systemów i informacji przetwarzanych przez Spółkę.

16. Bezpieczeństwo

Spółka zapewnia stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw i wolności osób fizycznych wskutek przetwarzania danych osobowych przez Spółkę.

a. Analizy ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa
Spółka dostosowuje adekwatności środków bezpieczeństwa danych osobowych. W tym celu:(1) Spółka zapewnia odpowiedni stan wiedzy o bezpieczeństwie informacji, cyberbezpieczeństwie i ciągłości działania;
(2) Spółka kategoryzuje dane oraz czynności przetwarzania pod kątem ryzyka, które przedstawiają;
(3) Spółka ustala możliwe do zastosowania organizacyjne i techniczne środki bezpieczeństwa;
b. Oceny skutków dla ochrony danych
Spółka dokonuje oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych tam, gdzie zgodnie z analizą ryzyka ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie.
c. Środki bezpieczeństwa
Spółka stosuje środki bezpieczeństwa ustalone w ramach analiz ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa oraz ocen skutków dla ochrony danych.
Środki bezpieczeństwa danych osobowych stanowią element środków bezpieczeństwa informacji i zapewnienia cyberbezpieczeństwa w Spółce.
d. Zgłaszanie naruszeń
Spółka stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych w terminie 72 godzin od ustalenia naruszenia.

17. Przetwarzający

Spółka zapewnia, aby przetwarzający dawali wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych dla zapewnienia bezpieczeństwa, realizacji praw jednostki i innych obowiązków ochrony danych spoczywających na Spółce.

18. Eksport danych

Spółka rejestruje w Rejestrze przypadki eksportu danych, czyli przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG w 2017 r. = Unia Europejska, Islandia, Lichtenstein i Norwegia).

19. Projektowanie prywatności

Spółka zarządza zmianą mającą wpływ na prywatność w taki sposób, aby umożliwić zapewnienie odpowiedniego bezpieczeństwa danych osobowych oraz minimalizacji ich przetwarzania.

20. Postanowienia końcowe

Polityka obowiązuje w Spółce od dnia 25 maja 2018 roku.

Podpis Prezesa Zarządu złożony w dniu 25 maja 2018 roku.